(1)档案室的管理，即室内档案科学管理的日常工作。

(2)档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全保护。

(3)保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。档案室档案的安全保管主要涉及前两个方面。因此，档案保管工作的任务，就是了解和掌握档案损毁规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地放置和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。维护档案的完整与安全是档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本、最经常的任务。

1 档案室的管理

档案室管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础。现代档案室的管理包括对纸质档案室的管理和对电子文件机房的管理。纸质档案室的管理具体包括档案的组织、档案的上架排列、编制档案存放位置索引、建立档案全宗卷等工作。

1.1 档案的排列上架。一般情况下，档案存放时只需要按照既定的分类方案按年度或按保管期限划分区域，比如，将保存期限为永久的档案单独存放在一个区域。在档案很少的情况下，也可以不用划分区域，直接分年度，按照文件整理的顺序装盒，流水编制档案盒号，然后在按照编制好的档案盒编号依次排放。

1.2 编制档案存放位置索引。在编制检索工具时，除了体现出文件的顺序号之外，还必须体现该份档案所在的盒号，甚至柜号。特别是在编制归档文件总目录时，应考虑将档案的存放位置体现出来，从而方便检索和提供利用，快速有效地调取档案原件。

1.3 建立相应的管理制度。对于档案怎么存放、怎么管理、档案架(柜)怎么排，都必须要有相应的规定。

1.4 保证档案的安全。档案室应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。档案应该定期进行检查盘点，比如档案室可以每年检查一次，清点档案数量，及时发现需要整改的问题，填写检查记录，确保档案的完整与安全。档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反应档案类目的具体顺序。在档案室入口最好能设置档案存放位置索引，档案柜制作统一的反映存放档案内容的标牌等。

1.5 电子档案机房的管理。电子档案的安全保管已成为当今档案业务工作各环节中非常重要的一环。电子档案的信息存储介质主要有光盘、硬盘和服务器等，其中又以硬盘和服务器为主。这种特殊载体的档案，无论从形式上还是内容上都要求有比较专门的存放方式对其进行保管，并且温湿度有专门的规定。

2 档案统计工作

档案统计工作是对档案保管工作做到心中有数的一个重要环节。档案部门应按照规定填写而档案收进和移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报。

3 档案的有效利用

档案室档案的提供利用工作，主要服务对象是测绘院的各个部门。使档案室能够有效利用，第一要提升管理工作的水平，保证存储档案的质量;第二要建立完善的档案检索体系，以方便利用者查阅;第三要开辟多种利用查阅途径，不一定必须到档案室，可以通过网络等方式，以电子文本的形式进行查阅利用。在提供纸质档案有效利用的同时，档案室的另一个重要任务就是对档案信息资源进行开发，使档案能够从不同的角度更好地发挥它的作用。这也将成为今后档案管理工作的一个重心。

当前人类社会飞速发展，档案管理工作特别是数字化档案馆，要与时俱进，密切关注计算机技术的发展方向，加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全。电子档案运行环境主要是计算机系统，保证电子档案运行环境的安全管理就是对计算机系统的安全管理。